Over de opdracht

Ben jij een proactieve managementassistent met een scherp gevoel voor planning, organisatie en ondersteuning? Voor de Gemeente Dordrecht zoekt MBI-PS een zelfstandige en servicegerichte professional die één of meerdere teamleiders en/of een clustermanager optimaal ondersteunt. In deze veelzijdige opdracht maak jij het verschil door rust, overzicht en structuur te brengen in een dynamische gemeentelijke omgeving.

Over de organisatie

Je gaat aan de slag bij de Gemeente Dordrecht: niet zomaar een stad, maar een eiland vol karakter, ambitie en verborgen kwaliteiten. Dordrecht combineert grootstedelijke vraagstukken met een compacte organisatie, waardoor er korte lijnen zijn en jouw bijdrage direct zichtbaar is. Werken voor deze gemeente betekent werken in een maatschappelijke omgeving waar samenwerking, ontwikkeling en klantgerichtheid centraal staan.

Opdrachtomschrijving

Als managementassistent ondersteun je één of meerdere teamleiders of een clustermanager, zowel organisatorisch als procesmatig. Je vormt samen met collega-managementassistenten een belangrijke schakel tussen leidinggevenden, teams en andere afdelingen. Dankzij jouw organisatorische talent, gevoel voor prioriteiten en kennis van Microsoft 365 ben je snel van toegevoegde waarde. Je zorgt ervoor dat werkzaamheden soepel verlopen, acties worden bewaakt en processen waar mogelijk slimmer en efficiënter worden ingericht.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda’s van teamleiders en het stellen van prioriteiten in de dagelijkse werkstroom.
• Inplannen van afspraken en organiseren van overleggen, bijeenkomsten en andere afspraken.
• Notuleren van vergaderingen en vastleggen, bewaken en opvolgen van acties en deadlines.
• Ontvangen van gasten en verzorgen van een representatieve en gastvrije ondersteuning.
• Signaleren van knelpunten in werkprocessen en doen van verbetervoorstellen
• Ondersteunen van leidinggevenden op organisatorisch en procesinhoudelijk niveau.
• Fungeren als verbindende schakel tussen teamleiders, medewerkers en andere afdelingen.
• Actief bijdragen aan het gebruik en de verdere toepassing van Microsoft 365 binnen het team.

Functie-eisen

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen.

• Minimaal een afgeronde secretariële opleiding.
• Mbo werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Aantoonbare ervaring met het zelfstandig ondersteunen van leidinggevenden.
• Ervaring met Microsoft 365 en vaardigheid in het toepassen hiervan in de dagelijkse praktijk.
• Beschikbaar voor 24 uur per week gedurende de volledige opdrachtperiode.
• Inzetbaar op basis van loondienst / detachering; ZZP is niet toegestaan.

Selectiecriteria

• Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring als managementassistent.
• Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op mbo-niveau.
• Je hebt aantoonbare ervaring met agendabeheer, notuleren en administratieve ondersteuning.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Je bent aantoonbaar vaardig in Microsoft 365.
• Je past binnen een maatschappelijke en bestuurlijke werkomgeving.

Competenties

• Dienstverlenend
• Proactief
• Organisatiesensitief
• Accuraat
• Stressbestendig
• Zelfstandig
• Planmatig en gestructureerd
• Communicatief sterk
• Samenwerkingsgericht
• Oplossingsgericht

Wensen

Ervaring binnen een gemeentelijke of andere maatschappelijke organisatie is een pré. Ook is het een sterke meerwaarde als je affiniteit hebt met procesverbetering en collega’s gemakkelijk meeneemt in digitale ontwikkelingen, zoals het werken met Microsoft 365.

MBI-PS | info@mbi-ps.nl | (ma - vr 09:00 - 17:00)