Over de opdracht

Voor een universitair medisch centrum in Maastricht zoeken wij een ervaren en organisatorisch sterke Secretaresse die verantwoordelijk wordt voor het verzorgen van secretariële en facilitaire ondersteuning. Binnen een dynamische zorgomgeving is een goed georganiseerd secretariaat essentieel voor het soepel laten verlopen van dagelijkse werkzaamheden. Als Secretaresse zorg je ervoor dat administratieve, organisatorische en facilitaire processen efficiënt en zorgvuldig worden uitgevoerd. Je bent een belangrijke ondersteunende schakel binnen de organisatie, bewaakt de voortgang van werkzaamheden en draagt bij aan een professionele en gestructureerde werkomgeving. De opdracht is geschikt voor een ervaren secretarieel professional die zelfstandig kan werken, overzicht houdt en gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en contactpersonen.

Over de organisatie

De opdrachtgever is een universitair medisch centrum in Zuid-Nederland waar hoogwaardige patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en medische innovatie samenkomen. Binnen deze professionele en dynamische organisatie werken verschillende medische, administratieve en ondersteunende disciplines nauw samen. Een efficiënte secretariële en facilitaire ondersteuning draagt bij aan de continuïteit van de dagelijkse bedrijfsvoering en zorgt ervoor dat medewerkers zich optimaal kunnen richten op hun kerntaken. Je komt terecht in een omgeving waarin samenwerking, zorgvuldigheid, betrouwbaarheid en dienstverlening centraal staan.

Opdrachtomschrijving

Als Secretaresse ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van uiteenlopende secretariële en facilitaire ondersteuningswerkzaamheden. Je ondersteunt de dagelijkse organisatie van werkzaamheden en zorgt voor een gestructureerde en efficiënte afhandeling van administratieve en organisatorische taken. Je fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe contacten en draagt bij aan een professionele informatievoorziening en communicatie. Daarnaast ondersteun je bij facilitaire zaken en zorg je ervoor dat praktische en organisatorische werkzaamheden tijdig worden opgepakt en afgehandeld. De functie vraagt om zelfstandigheid, nauwkeurigheid en een servicegerichte instelling. Je kunt goed prioriteiten stellen, houdt overzicht en weet op een professionele manier om te gaan met vertrouwelijke informatie. De werkzaamheden worden volledig op locatie in Maastricht uitgevoerd. Hybride werken is niet mogelijk.

Verantwoordelijkheden

• Verzorgen van dagelijkse secretariële en administratieve ondersteuning.

• Ondersteunen bij de organisatie en coördinatie van uiteenlopende werkzaamheden.

• Beheren en verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie.

• Ondersteunen bij agendabeheer en het plannen van afspraken en overleggen.

• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.

• Verzorgen van administratieve documentatie en dossierbeheer.

• Fungeren als professioneel aanspreekpunt voor interne en externe contactpersonen.

• Ondersteunen bij facilitaire werkzaamheden en praktische organisatorische vraagstukken.

• Signaleren en opvolgen van administratieve en facilitaire knelpunten.

• Bewaken van afspraken, actiepunten en de voortgang van ondersteunende werkzaamheden.

• Zorgen voor een correcte en vertrouwelijke verwerking van informatie.

• Bijdragen aan een efficiënte, gestructureerde en servicegerichte werkomgeving.

Functie-eisen

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen.

• Havo- of mbo-werk- en denkniveau.

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een secretariële functie of als directiesecretaresse.

• Ervaring met het zelfstandig uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden.

• Goede organisatorische en administratieve vaardigheden.

• Vermogen om zelfstandig werkzaamheden te plannen, prioriteiten te stellen en overzicht te behouden.

• Zorgvuldige en professionele omgang met vertrouwelijke informatie.

• Goede communicatieve en contactuele vaardigheden.

• Servicegerichte en representatieve werkhouding.

• Beschikbaarheid voor 24 uur per week, verdeeld over 3 tot 4 werkdagen.

• Bereidheid om alle werkzaamheden op locatie in Maastricht uit te voeren.

• Beschikbaarheid op korte termijn.

Selectiecriteria

• Aantoonbare werkervaring van minimaal 2 jaar binnen secretariële of directiesecretariële functies.

• Relevantie van de opgedane ervaring voor secretariële en facilitaire ondersteuning.

• Ervaring met administratieve en organisatorische werkzaamheden.

• Vermogen om zelfstandig te werken en verschillende werkzaamheden te coördineren.

• Ervaring met agendabeheer, correspondentie en het organiseren van overleggen.

• Nauwkeurigheid en zorgvuldigheid bij administratieve processen.

• Communicatieve vaardigheden en professionele dienstverlening.

• Vermogen om effectief samen te werken met verschillende afdelingen en medewerkers.

• Beschikbaarheid voor 24 uur per week, verdeeld over 3 tot 4 dagen.

• Mogelijkheid om op korte termijn te starten en volledig op locatie te werken.

• Passende salaris- of tariefindicatie.

Competenties

• Organisatorisch vermogen: houdt overzicht en zorgt voor een efficiënte planning en uitvoering van werkzaamheden.

• Nauwkeurigheid: werkt zorgvuldig en heeft oog voor detail.

• Zelfstandigheid: neemt verantwoordelijkheid en voert werkzaamheden zelfstandig uit.

• Servicegerichtheid: ondersteunt collega's en contactpersonen op een professionele en klantvriendelijke manier.

• Communicatieve vaardigheden: communiceert duidelijk, correct en respectvol.

• Flexibiliteit: schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten.

• Discretie: gaat vertrouwelijk en integer om met gevoelige informatie.

• Proactiviteit: signaleert werkzaamheden en knelpunten en onderneemt tijdig actie.

• Samenwerkingsgerichtheid: werkt prettig en effectief samen met collega's en andere disciplines.

• Stressbestendigheid: behoudt overzicht en rust bij wisselende werkdruk.

• Resultaatgerichtheid: zorgt ervoor dat afspraken en werkzaamheden tijdig en correct worden afgehandeld.

• Betrouwbaarheid: komt afspraken na en draagt bij aan een professionele werkomgeving.

Wensen

• Ervaring als secretaresse of directiesecretaresse binnen een ziekenhuis of andere zorginstelling.

• Afgeronde mbo-opleiding in een secretariële of administratieve richting.

• Ervaring met facilitaire ondersteuning en organisatorische werkzaamheden.

• Ervaring met het ondersteunen van meerdere medewerkers of afdelingen.

• Goede kennis van Microsoft Office, waaronder Outlook, Word en Excel.

• Ervaring met agendabeheer, vergaderplanning en administratieve documentverwerking.

• Affiniteit met een dynamische medische of zorggerelateerde werkomgeving.

• Ervaring met het zorgvuldig verwerken van vertrouwelijke gegevens.

• Een praktische, flexibele en oplossingsgerichte werkhouding.

• Beschikbaarheid op korte termijn.

Wat kun je van ons verwachten

• Een afwisselende secretariële functie binnen een professionele zorgorganisatie.

• De mogelijkheid om bij te dragen aan de dagelijkse ondersteuning van een universitair medisch centrum.

• Een werkomgeving waarin samenwerking, betrouwbaarheid en dienstverlening belangrijk zijn.Een veelzijdige combinatie van secretariële, administratieve en facilitaire werkzaamheden.

• Samenwerking met professionals uit verschillende disciplines.

• Een parttime opdracht van 24 uur per week, verdeeld over 3 tot 4 werkdagen.

• Een opdracht met een verwachte einddatum van 31 juli 2027.

• Marktconforme arbeidsvoorwaarden, afhankelijk van de contractvorm en gemaakte afspraken.

• Een professionele werkomgeving waarin jouw organisatorische vaardigheden en ervaring van directe waarde zijn.

Procedure

• Reactietermijn: Reageren kan tot en met woensdag 4 november 2026
  

• CV: Graag een actueel en Nederlandstalig CV aanleveren, tenzij anders vermeld in de aanvraag.
  

• Motivatie: Voeg een korte en krachtige motivatie toe.
  

• Beschikbaarheid: Geef vooraf aan voor hoeveel uur per week je beschikbaar bent.
  

• Geplande vakanties: Vermeld eventuele geplande vakanties of andere afwezigheid in de komende periode.
  

• Tarief of salarisindicatie: Geef bij de voordracht direct het passende uurtarief of de salarisindicatie door.

Na ontvangst van de aanmelding nemen wij zo snel mogelijk contact op om de voordracht door te nemen.

MBI-PS | info@mbi-ps.nl | (ma - vr 09:00 - 17:00)